【品質管理担当が教える】対策書の書き方【上司を納得させる具体例つき】

どうもみこです。

仕事で失敗した人
仕事で失敗して、不良品を作ってしまった。
対策書を書けと言われたけれど、うまく書けない。
なんとか書いたら、「こんなんじゃだめだ」と言われた。
どうしよう・・・

みこ
不具合対策書の書き方を教えますよ。
不具合対策書の書き方には、理解しておくといいコツがあります。
それさえ抑えれば、上司も納得するはずです。

この記事では、「対策書の書き方」について書いていきます。

対策書にも種類があり、「客先へ提出する対策書」と「社内で運用する対策書」があります。この記事では「社内で運用する対策書」の書き方について解説します。

製造業で働いていると、ミスをして不良品を作ってしまうことが必ずあります。そんなときに、書くことになるのが「不具合対策書」や「品質問題対策書」といわれる書式です。

この記事を読むと

・そもそもなんのために対策書を書くのかがわかる。

・なぜ私が書いた対策書は、上司に内容のダメ出しをされるのかがわかる。

・上司を納得させる、対策書の書き方。

・不具合対策書を書くときのポイント。

このようなことを理解できます。

私は品質管理担当者として、「年間200枚以上の対策書」に目を通し、社内指導や客先への回答をおこなっています。

この記事の内容を理解すれば、上司にダメ出しされない、上司を納得させる対策書が書けるようになります。

より詳しくなりたい方は、原因分析のおすすめ書籍も紹介しますので、合わせて読むことをおすすめします。

この記事が役立つ人

・製造業務をおこなっている人。

・対策書の書き方がわからない人。

・品質管理の対策書の書き方を勉強をしている人。

対策書の書き方を知る

上司を納得させる対策書を書くにはまず、「なぜ対策書を書くのか?」をしっかりと理解しましょう。

対策書とは

対策書とは、「起こってしまった問題を、2度と発生させないために書く書類」です。

対策書には、「不具合対策」「品質問題対策書」」「不具合報告書」等、たくさんの呼び方があります。呼び方はさまざまですが、本質は「問題の再発防止(類似の不具合も含む)」にあります。

なぜ対策書を書かなければいけない

会社にとって、不良品を作ることは損失です。

製造業は製造を行うために、材料費、人件費、電気代等、さまざまなコストをかけて製品を製造しています。

不良品を作ると、それらがすべて無駄になってしまいます。さらに、不良品が顧客に渡ってしまうと、「信頼を失ったり」「対応に多くの費用を費やす」ということが起こります。

人が関わる以上、かならずミスは起こります。ですが、かならず起こるからと言ってほうっておくわけにはいきません。

起こってしまった問題(ミス)を、2度と再発させないために対策書があります。

対策書の内容

対策書の書式については、会社によりさまざまなものがありますが、基本的な内容は共通しています。

1.不具合現象:発生日、発生場所、発生工程、図番・品名等

2.不具合内容:具体的な不具合の内容

3.発生原因:不良が発生した原因を掴む

4.再発防止対策:原因に対して対策をとる

5.有効性の評価:考えた対策が有効性(再発していないか?)を確認する

「1・2」については、起こった問題にたいする事実を書くだけです。

「5」については、対策のあとの話なので、ここでは深堀りしません。

対策書を書くうえで問題となるのが、「3・4の原因と対策をどう書くのか!?」です。

目的をしっかりと理解しておく

対策書の目的は、「起こってしまった問題を、2度と発生させない」ことです。

対策書を書いていくうえで、この対策書の目的をしっかりと理解しておきましょう。

目的を理解していないと、対策書を書くために内容を書いてしまうことがあります。とりあえず書けばいい、という姿勢ですと上司にダメ出しされてしまいますよ。

なぜ対策書をダメ出しされるのか?

せっかく書いた対策書にダメ出しされるのは、「対策書の目的を達成できていないから」です。

対策書を読んだ上司が、「これじゃまた同じ失敗をするな」と思えば、いたらない点を指摘(ダメ出し)されるでしょう。

逆に、「よく分析できてしっかり対策されている」と思えば、対策書はクローズされるはずです。

それでは、「上司を納得させる対策書の具体的な書き方」に入っていきましょう。

大切なのは原因とそれを解決する対策

さきほど、原因と再発防止策をどう書くのかが問題になると書きました。

対策書の目的は再発防止ですので、「なぜ問題が起こったのか(原因)」「問題を解決する方法(再発防止策)」が最重要ポイントとなります。

この書き方には、4つのポイントがあります。

発生原因の4つのポイント

発生原因を特定して、その問題を解決するためにこうじる策を、再発防止策といいます。

発生原因と、再発防止策には繋がりがあります。よって、再発防止策を左右する「発生原因を特定すること」がとても重要です。

発生原因を特定する4つのポイントが、以下になります。

①現象ではなく、原因を特定する。

②なぜなぜを繰り返す。

③問題の作業は、ルール通りであったのか?

④頭の中だけで考えず、現実をみること。

順番に解説していきます。

①現象ではなく、原因を特定する。

悪い例①

不具合内容:違う材料を使って加工してしまった。

発生原因:間違えて、違う材料を選んでしまった。

発生原因として書いた「間違えて、違う材料を使ってしまった」は、不具合が発生した現象です。この場合、発生原因は別にあります。

解析例①

不具合内容:違う材料を使って加工してしまった。

発生原因:材料を選定するときに、違う材料を選んでしまった。

     材料の表示を確認せずに、選んでしまった。

     いつもの場所から取ったので、大丈夫だと思い確認をしなかった。

この場合は、「材料の表示を確認しなかった」という部分を特定しました。

発生原因は、「なぜ違う材料を使ってしまったのか?」を特定することです。

悪い例②

不具合内容:通常発生しない、大きなバリが発生している。

発生原因:バリを除去するのを忘れてしまった。

確かにバリを除去し忘れたから結果として、バリが発生しているのかもしれません。

ですが、「バリを除去するのを忘れてしまった」は、不具合流出させた流出原因です。

解析例②

不具合内容:通常発生しない、大きなバリが発生している。

発生原因:加工機の刃物の状態が悪く、加工時にバリが発生した。

     毎日行うはずの刃物の研磨を行っていなかった

発生原因は流出原因ではありません。

なぜ通常は発生しない、大きなバリが発生したのか?」を特定しましょう。

以上、2つの悪い例の発生原因をあげました。

発生原因は表面的なものではなく、なぜ不具合が発生したのか? を分析しましょう。

②なぜなぜを繰り返す。

①で書いた現象を、ほんとうの発生原因まで深堀ときには、「なぜなぜ分析」が役立ちます。

なぜなぜ分析

現象:間違えて、違う材料を使ってしまった。

なぜ①:間違えた材料を選定した。

なぜ②:材料を選定するときに、材質の表記をみていなかった。

なぜ③:いつも置いてある場所から記憶で選んでしまった。

なぜ④:なれた作業なので、表記も、選んだ材料も確認しなかった。

このように、「材料を間違えた→必要な確認をしていなかった」というと部分まで掘り下げます。

ポイントは、最初のなぜ①は「現象」で構いません。

次になぜ②で、なぜその現象が起こったのか深堀りする。

なぜ③では、さらに深堀りする。

これを繰り返しましょう。

原因が特定できたら、つぎにすすんでいきます。

ここで一つ問題としてとらえるポイントがあります。

それは、発生原因で特定した「必要な確認」は、ルールになっているのか?

という部分です。

③問題の作業は、ルール通りであったのか?

「材料を間違えた→必要な確認をしていなかった」

この場合の「確認」という行為は、ルール化(手順化)されていたのでしょうか?

再発防止策につながる大切な部分です。

基本的には、下記のように考えると良いでしょう。

①ルールがなかった → ルールを作成する。

②ルールを守っていなかった → ルールを守らなかったのはなぜ?

 ルールを守らなかったのは → ルールを知らなかったから

                知っていたけど守らなかったから

もしも、ルールがない場合は、材料の表記を確認していなくても仕方がありません。

しかし、材料を確認するルールがあっのにもかかわらず、材料を確認していなかったのならば「それはルールを守っていなかった」ということになります。

・材料を選定するときのルールがない → 確認しなくても仕方ない

・材料を選定するときのルールがある → ルールを守っていなかった。

発生原因において、この2つには大きな違いがあります。

ルールがなかったのならば、ルールを作れば良い。

しかし、ルールを守っていなかったのならば、なぜ守っていなかったのかを考える必要があります

④頭の中だけで考えない。

人の「記憶」には、曖昧な部分が多いです。

人の「証言」にも、曖昧な部分が多いです。

意図的に自分を正当化している場合もあれば、本当に記憶が曖昧な場合もある。不良品を作った人を責めても解決はしません。

記憶に頼るだけではなく、実際に作業を見る(3現主義)ことが大切です。

頭で考えたことと、実際に確認した事実が違う。もしくは確認して初めて、新しい事実に気がつく、ということは多くあります。

「3現主義」にもとづいて、現場を確認することが大切です。

3現主義については、こちらの記事をご覧ください。

なぜなぜ分析のおすすめ書籍

私が、なぜなぜ分析を勉強するうえで、参考にした書籍は「なぜなぜ分析 実践編」です。

なぜなぜ分析がわかりやすく説明されていて、入門におすすめできる書籍です。

発生原因を解決するのが再発防止策

再発防止策は、特定した原因を解決できるものでなければなりません。

再発防止策の4つのポイント

発生原因で特定した問題を解決するのが、再発防止策です。

よって、特定した発生原因に基づいて、発生原因を解決する再発防止策を検討します。

再発防止策を行う、4つのポイントが以下になります。

①原因を解決する対策を立案する

②ルール(手順)を軸として考える

③ルール化(手順化・仕組み化)する

④決めたことはしっかりと共有(教育)する

順番に解説していきます。

①原因を解決する対策を立案する

原因を解決できる、再発防止策である必要があります。

ルールがなかった → ルール通りに作業をすれば、不良再発しないルールを考える。

ルールを守っていなかった → ルールを再認識して、ルール通りの作業をする。

               もしくは、ルールの教育を行う。

②ルール(手順)を軸として考える

対策を検討するときには、ルール(手順)を軸として考えましょう。

さきほども書いたとおり

ルールがなかった → ルール通りに作業をすれば、不良が怒らないルールを考える。

ルールを守っていなかった → ルールを再認識して、ルール通りの作業をする。

               もしくは、ルールの教育を行う。

ルールを軸にして、対策を検討します。

☓:ルールを守っていなかった → 守りやすいルールに変える。

○:ルールを守っていなかった → まずは決められたルールを守る、そのうえで不都合は改善する。

あきらかに非常識なルールであったならば、例外かもしれません。ですが、守るべきルールを守っていなかったのに、ルールを変えてしまっては軸がはっきりとしません

守るべきルールであるのならば、まずはしっかりとルールを守ること。

そのうえで不都合があるのならばルールを変更するべきです。

まずは守るから始めなければ、新しく作ったルールも守らないルールとなるはずです。

③ルール化(手順化・仕組み化)する

ルールがなかったのであれば、新しいルールを作ります。

そのとき、自分だけでルールであってはいけません

会社ではさまざまな人が関わって、仕事が成り立っています。自分以外の誰かが作業を行うときでも、同じ結果を得られなくてはいけません。

よって、再発防止策はしっかりルール化(手順化・仕組み化)を行いましょう。

今までにないルールであれば、「作業手順書・マニュアル等」の標準を改定する必要があります。

④決めたことはしっかりと共有(教育)する

作業手順書等を改定したのであれば、それを自分だけが知っていてはいけません

他の作業者や関係者にも、しっかりと共有(教育)を行いましょう。

まとめ

対策書の目的は、「起こってしまった問題を、2度と発生させない」です。

この目的を理解したうえで、目的を達成できる内容でなければ、上司を納得させることはできません。

原因は、なぜなぜ分析で深堀りしましょう。

なぜなぜ分析

現象:間違えて、違う材料を使ってしまった。

なぜ①:間違えた材料を選定した。

なぜ②:材料を選定するときに、材質をみていなかった。

なぜ③:いつも置いてある場所から記憶で選んでしまった。

なぜ④:なれた作業なので、表記も、選んだ材料も確認しなかった。

特定した原因に対して

①ルールがなかった → ルールを作成する。

②ルールを守っていなかった → ルールを守らなかったのはなぜ?

 ルールを守らなかった → ルールを知らなかった。

              知っていたけど守らなかった。

ルールを軸に、考えることが必要です。

そして、決めたルールはしっかりと共有(教育)を行いましょう。

原因を特定 → 原因を解決する再発防止策を決める

簡潔に言えば、2つが確実であれば上司も納得するはずです。

この記事のポイントを理解して、対策書を書き、上司を驚かせてみませんか。

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