どうもみこです。
・計画や段取りを考えるとき、どこに注意すればいい？
・部下に支持したのに、ぜんぜんうまく伝わっていない。
・上司の指示通りやっているのに、仕事が遅いとか、内容が違うとか言われる。
具体的な書類の作成や、相手とのコミュニケーションをとるとき、5W1Hを明確化すると相手に伝わる仕事ができます。
文章をつくるとき、部下に指示をだすとき、計画や段取りをするとき、「5W1H」で「必要なことを漏れなく明確」にすることができます。
5W1Hを明確にする、といっても難しいことはなにもなく、5W1Hに当てはめて考えるだけです。
たったそれだけのことで、具体性を大きくますことができます。
覚えておけば簡単に使えますので、ぜひ読んでみてください。
5W1Hとは
When：いつ
Where：どこで
Who:だれが
What：なにを
Why:なぜ
How：どのように
この頭文字をとって、「5H1W」となります。
報告書等の、文章作成で使うとよいとされています。
ですが、それだけではなく、「計画をたてるとき」「段取りを考えるとき」「部下に指示をだすとき」さまざまな場面で有効です。
5W1Hで仕事力を上げる
5W1Hを考えることで、仕事力を上げることができます。
具体的には、以下の3つに有効です。
①報告書作成
②仕事の段取り
③計画を考える
これらの3つを行うとき、5W1Hを明確にすることで具体性をもたせることができます。それにより、相手に伝わる報告書や、有効な段取りや計画を行うことができます。
逆に、5W1Hがぬけると、相手に伝わらない具体性のない資料や、誰がいつやるかもわからない段取りや計画になってしまうのです。
それでは、順番に解説していきます。
①報告書
不具合の報告書で、対策内容を書くとき例に考えてみましょう。
対策内容
不具合対策として、手順書の改定を行います。
このような文章ですと、読みては「いつ誰がやるの？」「もう改定したの？まだ？」「具体的になにをするの？」と感じるはずです。
不具合対策として、○/○までに「△△手順書の2項に☓☓☓」を追記します。
改定後、○/○に現場にて、改定した手順書の教育を実施、対策内容を理解させて作業を行います。
担当：みこ
いつ：「○/○」
どこで：「現場で」
だれが：「担当：みこ」
なにを：「手順書改定と教育」
なぜ：「不具合対策として」
どのように：「改定した手順書で」
このように5W1Hを明確にすることで、対策内容を具体的にすることができます。
出張報告書
また、出張報告書をまとめるときなどは、このようにするとよいです。
いつ：2020年6月11日
どこで：〇〇株式会社 会議室
だれが：私が、取引先担当者と
なにを：新製品の立ち上げ打ち合わせ
なぜ：日程を明確化するために
どのように：日程決定し、日程表を作成
最初に5W1Hを、このように明確にしたあとに詳細を書いていくと、大事なポイントをおさえた報告書になります。
仕事の段取り
5W1Hを明確にすることは、段取り力の向上につながります。
段取りは仕事の8割を決めるともいわれています。ぜひ身につけてください。
資料作成の段取り
あなたは、上司に「来月の会議の資料をつくってくれ」との依頼を受けます。
あなたはこの依頼を、どのような段取りを考えますか？
5W1Hのない場合と、5W1Hのある場合を考えてみましょう。
5W1Hのない場合
会議当日までに資料を作る → 当日上司に渡す → ダメ出し → ヤバい、急いで作り直し
会議当日に合わせて資料を作ったら、「この資料の内容は求めていたものと違う」ということになり、急いで作り直しです。
具体的な指示をだすことができない上司の下につくと、このようなことが起こる可能性があります。根本的には指示のだしかたに問題がありますが、上司は選ぶことができません。
あなた自身が、5W1Hを駆使して仕事を行いましょう。
具体的には、下記のようになります。
5W1Hのある場合
いつ：会議3日前までに作成、上司に内容確認を依頼、その後当日までに完成
どこで：職場PCにて資料作成
だれが：私が(協力者が必要かも検討する)
なにを：会議の資料の詳細内容を決めて作成
なぜ：会議で活かせる資料を作るために
どのように：上司とも相談をしながら
このように、資料作成の段取りを行います。
「資料の内容をどのように作るのか」「会議でどのような使い方をするのか」「会議前に事前にチェックをしてもらう」こういったことを明確にすると、さきほど書いた「当日急いで作り直し」を防ぐことができます。
もちろん、完全にこなすことのできる実力があれば、このような段取りは必要ありません。ですが、自分だけでなく上司とのすり合わせも必要なことですので、確実にこなすのであれば段取りは必要です。
計画を考える
計画を考えるときにも、5W1Hは有効です。
とくに、計画を複数人で進めるような場合、5W1Hの有効性はさらにあがります。
計画検討
例えば、QCストーリーで問題解決を行うときの、5W1Hのない場合と、5W1Hのある場合を考えてみましょう。
QCストーリーについては、こちらの記事「問題解決型のQCストーリーを知ろう【具体例つきで解説します】」をご覧ください。
5W1Hのない場合
計画：①目標設定 ②原因分析 ③対策立案 ④効果の確認
このような計画では、「いつやるのか？」「だれがやるのか？」「どうやってやるのか」まったくわかりません。
とくに、複数人で進めようとする場合、自分だけがわかっていれば良いわけはないので、5W1Hの必要性はさらにあがります。
5W1Hのある場合
①目標設定：○/○ 会議室 QCメンバー
②原因分析：○/○ 現場 QCメンバー
③対策立案：○/○ 会議室 QCメンバー
④効果の確認：○/○ 会議室 QCメンバー
このように、「いつ」「だれが」というように明確化することにより、計画の進捗状況の管理もできるようになります。
5W1Hで仕事力をあげよう
①報告書作成
②仕事の段取り
③計画を考える
この3つの仕事について書いていきました。
5W1Hを明確にすることにより、伝わりやすいく、ぬけのない仕事をすることでできます。
5W1Hは無理にすべて埋めなくてもよい
「5W1H」は有効なツールですが、無理に全てを埋めなくても大丈夫です。
当てはめて考えて、必要なところだけを意識して考えてみましょう。
本質は
5W1Hを考えてうめることが大切なのではありません。
5W1Hを使って考えていることにより、作成する書類に漏れなく伝えたいことが明確になったり、コミュニケーションの役に立てばよいからです。
明確な指示をだす
上司「この資料をまとめておいて」
部下「手が空いたときにやっておくか・・・」
～翌日～
上司（頼んだ資料まだまとめてないのか、なんでやらないんだろう）
～3日後～
部下「資料まとめました」
上司「これ全然違うよ、しかも遅いんだけど、今までなにをやっていたんだ！！」
このようなことが仕事で起こっているのなら、上司も部下もお互いに「5W1H」を活用するべきです。
お互いに意識しよう
どちらかといえば、指示をだす側の上司が明確な指示をだすべきだと思います。
ですが、必ずしも上司がそのように考えるわけではない、部下もそこまで気を使ってくれるわけではない。
だからこそ、あなたの立場に応じて5W1Hを明確化していくことが大切です。
あなた「会議で〇〇をまとめた資料を使いたい」
「明日の14時までに、グラフを使ってわかりやすくまとめてくれ」
部下「わかりました、やってみます」
あなた「昨年との対比とかもあるとわかりやすいから入れてくれ」
上司「この資料をまとめておいて」
あなた「いつまでにまとめればよろしいでしょうか？」
上司「明日の14時までに」
あなた「内容はどのようにまとめたら良いでしょうか？」
上司「グラフを使ってわかりやすくしてくれ」
あなた「それならば、昨年との対比などを入れると、更にわかりやすいと思います」
上司「そうしてくれ」
このように文章にして書くと、すこしわずらわしいような気がします。
ですが、上司も部下もおたがいに、仕事のゴール(求める資料の内容)や期限が見えずに仕事をしているよりはずっとよいはずです。
部下も上司も、お互いに空気を読み合うよりも、しっかりと「ゴールと期限」を決めることにはメリットがあります。
5W1Hの本質は仕事をしっかりと行うこと
「報告書」「計画」「段取り」「指示」どのような内容であれ、5W1Hを無理にうめることよりも、仕事の結果が大切です。
そのときの、仕事に応じて5W1Hを考えて、必要な部分を選んで使うことを意識しましょう。
最後に
・報告書の作成
・仕事の段取り
・計画の策定
・指示を受けるとき、指示をだすとき
このような場合には「5W1H」を明確にすることで、相手に伝えることができたり、コミュニケーションを円滑にとることができます。
相手が空気を読んでくれることを期待するよりも、あなたがしっかりと明確な仕事をすることが大切です。
5W1Hのすべてを埋める必要もありませんので、5W1Hに基づいて考えて、必要な部分を使っていくことはそれほど難しくはありません。
よい仕事をするために、5W1Hを活用してみませんか。
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