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仕事で活かす「5W1H」【具体的で相手に伝わる仕事ができます】

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どうもみこです。

仕事で悩む人
・報告書を書いたけど、具体性がないと言われた。
・計画や段取りを考えるとき、どこに注意すればいい?
・部下に支持したのに、ぜんぜんうまく伝わっていない。
・上司の指示通りやっているのに、仕事が遅いとか、内容が違うとか言われる。
みこ
それらの悩みを解決するため、「5W1H」を身につけましょう。
具体的な書類の作成や、相手とのコミュニケーションをとるとき、5W1Hを明確化すると相手に伝わる仕事ができます。

文章をつくるとき、部下に指示をだすとき、計画や段取りをするとき、「5W1H」で「必要なことを漏れなく明確」にすることができます。

5W1Hを明確にする、といっても難しいことはなにもなく、5W1Hに当てはめて考えるだけです。

たったそれだけのことで、具体性を大きくますことができます。

覚えておけば簡単に使えますので、ぜひ読んでみてください。

目次

5W1Hとは

When:いつ

Where:どこで

Who:だれが

What:なにを

Why:なぜ

How:どのように

この頭文字をとって、「5H1W」となります。

報告書等の、文章作成で使うとよいとされています。

ですが、それだけではなく、「計画をたてるとき」「段取りを考えるとき」「部下に指示をだすとき」さまざまな場面で有効です。

5W1Hで仕事力を上げる

5W1Hを考えることで、仕事力を上げることができます。

具体的には、以下の3つに有効です。

①報告書作成

②仕事の段取り

③計画を考える

これらの3つを行うとき、5W1Hを明確にすることで具体性をもたせることができます。それにより、相手に伝わる報告書や、有効な段取りや計画を行うことができます。

逆に、5W1Hがぬけると、相手に伝わらない具体性のない資料や、誰がいつやるかもわからない段取りや計画になってしまうのです。

それでは、順番に解説していきます。

①報告書

不具合の報告書で、対策内容を書くとき例に考えてみましょう。

対策内容

5W1Hなし

不具合対策として、手順書の改定を行います。

このような文章ですと、読みては「いつ誰がやるの?」「もう改定したの?まだ?」「具体的になにをするの?」と感じるはずです。

5W1Hあり

不具合対策として、○/○までに「△△手順書の2項に☓☓☓」を追記します。

改定後、○/○に現場にて、改定した手順書の教育を実施、対策内容を理解させて作業を行います。

担当:みこ

いつ:「○/○」

どこで:「現場で」

だれが:「担当:みこ」

なにを:「手順書改定と教育」

なぜ:「不具合対策として」

どのように:「改定した手順書で」

このように5W1Hを明確にすることで、対策内容を具体的にすることができます。

出張報告書

また、出張報告書をまとめるときなどは、このようにするとよいです。

いつ:2020年6月11日

どこで:〇〇株式会社 会議室

だれが:私が、取引先担当者と

なにを:新製品の立ち上げ打ち合わせ

なぜ:日程を明確化するために

どのように:日程決定し、日程表を作成

最初に5W1Hを、このように明確にしたあとに詳細を書いていくと、大事なポイントをおさえた報告書になります。

仕事の段取り

5W1Hを明確にすることは、段取り力の向上につながります。

段取りは仕事の8割を決めるともいわれています。ぜひ身につけてください。

資料作成の段取り

あなたは、上司に「来月の会議の資料をつくってくれ」との依頼を受けます。

あなたはこの依頼を、どのような段取りを考えますか?

5W1Hのない場合と、5W1Hのある場合を考えてみましょう。

5W1Hのない場合

会議当日までに資料を作る → 当日上司に渡す → ダメ出し → ヤバい、急いで作り直し 

会議当日に合わせて資料を作ったら、「この資料の内容は求めていたものと違う」ということになり、急いで作り直しです。

具体的な指示をだすことができない上司の下につくと、このようなことが起こる可能性があります。根本的には指示のだしかたに問題がありますが、上司は選ぶことができません。

あなた自身が、5W1Hを駆使して仕事を行いましょう。

具体的には、下記のようになります。

5W1Hのある場合

いつ:会議3日前までに作成、上司に内容確認を依頼、その後当日までに完成

どこで:職場PCにて資料作成

だれが:私が(協力者が必要かも検討する)

なにを:会議の資料の詳細内容を決めて作成

なぜ:会議で活かせる資料を作るために

どのように:上司とも相談をしながら

このように、資料作成の段取りを行います。

「資料の内容をどのように作るのか」「会議でどのような使い方をするのか」「会議前に事前にチェックをしてもらう」こういったことを明確にすると、さきほど書いた「当日急いで作り直し」を防ぐことができます。

もちろん、完全にこなすことのできる実力があれば、このような段取りは必要ありません。ですが、自分だけでなく上司とのすり合わせも必要なことですので、確実にこなすのであれば段取りは必要です。

計画を考える

計画を考えるときにも、5W1Hは有効です。

とくに、計画を複数人で進めるような場合、5W1Hの有効性はさらにあがります。

計画検討

例えば、QCストーリーで問題解決を行うときの、5W1Hのない場合と、5W1Hのある場合を考えてみましょう。

QCストーリーについては、こちらの記事「問題解決型のQCストーリーを知ろう【具体例つきで解説します】」をご覧ください。

5W1Hのない場合

計画:①目標設定 ②原因分析 ③対策立案 ④効果の確認

このような計画では、「いつやるのか?」「だれがやるのか?」「どうやってやるのか」まったくわかりません。

とくに、複数人で進めようとする場合、自分だけがわかっていれば良いわけはないので、5W1Hの必要性はさらにあがります。

5W1Hのある場合

①目標設定:○/○ 会議室 QCメンバー 

②原因分析:○/○ 現場 QCメンバー

③対策立案:○/○ 会議室 QCメンバー

④効果の確認:○/○ 会議室 QCメンバー

このように、「いつ」「だれが」というように明確化することにより、計画の進捗状況の管理もできるようになります。

5W1Hで仕事力をあげよう

①報告書作成

②仕事の段取り

③計画を考える

この3つの仕事について書いていきました。

5W1Hを明確にすることにより、伝わりやすいく、ぬけのない仕事をすることでできます。

5W1Hは無理にすべて埋めなくてもよい

「5W1H」は有効なツールですが、無理に全てを埋めなくても大丈夫です。

当てはめて考えて、必要なところだけを意識して考えてみましょう。

本質は

5W1Hを考えてうめることが大切なのではありません。

5W1Hを使って考えていることにより、作成する書類に漏れなく伝えたいことが明確になったり、コミュニケーションの役に立てばよいからです。

明確な指示をだす

上司「この資料をまとめておいて」

部下「手が空いたときにやっておくか・・・」

~翌日~

上司(頼んだ資料まだまとめてないのか、なんでやらないんだろう)

~3日後~

部下「資料まとめました」

上司「これ全然違うよ、しかも遅いんだけど、今までなにをやっていたんだ!!」

このようなことが仕事で起こっているのなら、上司も部下もお互いに「5W1H」を活用するべきです。

お互いに意識しよう

どちらかといえば、指示をだす側の上司が明確な指示をだすべきだと思います。

ですが、必ずしも上司がそのように考えるわけではない、部下もそこまで気を使ってくれるわけではない。

だからこそ、あなたの立場に応じて5W1Hを明確化していくことが大切です。

あなたが「上司」だったら

あなた「会議で〇〇をまとめた資料を使いたい」

   「明日の14時までに、グラフを使ってわかりやすくまとめてくれ」

部下「わかりました、やってみます」

あなた「昨年との対比とかもあるとわかりやすいから入れてくれ」

あなたが「部下」だったら

上司「この資料をまとめておいて」

あなた「いつまでにまとめればよろしいでしょうか?」

上司「明日の14時までに」

あなた「内容はどのようにまとめたら良いでしょうか?」

上司「グラフを使ってわかりやすくしてくれ」

あなた「それならば、昨年との対比などを入れると、更にわかりやすいと思います」

上司「そうしてくれ」

このように文章にして書くと、すこしわずらわしいような気がします。

ですが、上司も部下もおたがいに、仕事のゴール(求める資料の内容)や期限が見えずに仕事をしているよりはずっとよいはずです。

部下も上司も、お互いに空気を読み合うよりも、しっかりと「ゴールと期限」を決めることにはメリットがあります。

5W1Hの本質は仕事をしっかりと行うこと

「報告書」「計画」「段取り」「指示」どのような内容であれ、5W1Hを無理にうめることよりも、仕事の結果が大切です。

そのときの、仕事に応じて5W1Hを考えて、必要な部分を選んで使うことを意識しましょう。

最後に

・報告書の作成

・仕事の段取り

・計画の策定

・指示を受けるとき、指示をだすとき

このような場合には「5W1H」を明確にすることで、相手に伝えることができたり、コミュニケーションを円滑にとることができます。

相手が空気を読んでくれることを期待するよりも、あなたがしっかりと明確な仕事をすることが大切です。

5W1Hのすべてを埋める必要もありませんので、5W1Hに基づいて考えて、必要な部分を使っていくことはそれほど難しくはありません。

よい仕事をするために、5W1Hを活用してみませんか。

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