業務を円滑化する報連相のおひたし【たった一つのコツ】

どうもみこです。

この記事は仕事における、「報連相」と「おひたし」について書いていきます。会社員にとって「報連相のおひたし」はとても大事なことです。これができるかどうかで、仕事の出来やあなたへの評価が変わります。

「報連相なんて言われなくてもわかってる」と思うかもしれませんが、わかっているからと言っても、上手くできているとはかぎりません。

そんな悩みを解決します。

この記事の本質である「たった一つのコツ」は、「報連相のおひたしは相手の立場になって考える」ことです。よって、報連相のおひたし上手は気配り上手でもあります。

それでは、「報連相のおひたし」について解説していきます。

報連相のおひたしとは

「報告」「連絡」「相談」から1文字づつ取って「報連相」です。報連相は、「業務遂行に必要なコミュニケーション」といえます。

この「報連相(コミュニケーション)」を活かすポイントとして、上司や受け手は「おひたし」を心がけましょう。おひたしは、「上司や受け手の心得」というところでしょう。

報連相

会社は、組織で動くものです。そこで働く人々が、報告と連絡と相談を繰り返すことによりそれぞれの業務が繋がって動いています。

社内で報連相が上手くいかなければ、上司は部下の状況を知らず。社内では「言った、言ってない」「そんなこといてない」などという会話が飛び交います。そんな事態を防ぐため、業務を円滑に進めるために「報連相」があります。

報告

報告とは、仕事を依頼された人が、依頼した人に対して情報を伝えることです。状況の途中報告や、終わった後の結果報告がそれにあたります。会社においては上司に行うことが多いと思います。

繋がりとして、縦方向(部下から上司)に多く行います。上司はあなたの報告を聞き、現状を把握し意思決定を行います。

連絡

連絡とは、あなたが持っている情報を関係する人に伝えることです。報告は依頼者に対してしなければいけないこと(義務)ですが、連絡はそうではありません。繋がりとして、横方向に行います。

相手の立場に立ち「この情報を伝えたら良い仕事ができる」そう思ったら積極的に連絡をしていきましょう。連絡を上手に行えば、あなたは気配りが出来ると評価されるはずです。

相談

相談とは、問題解決です。あなた一人ではどうにもできない仕事があるのなら、上司やその問題について知識のある人に相談をしましょう。繋がりとして、あなたより知識がある人に向けて行います。

自分の経験にだけ頼って１人悩んでいるよりも、他の人の話を聞くことにより、抱えている問題を容易に解決できることがあります。

報連相で業務を円滑化

組織で働く人々が、適切に「報連相」を行うことにより業務は円滑に進みます。報連相が上手く機能していなければ、誰もあなたの直面している状況をしらず、フォローすることも、問題解決に協力することもできないでしょう。

上司は報告を受けて、意思決定を行います。気配りのある連絡を受けることで、業務はスムーズに進みます。そして、一人で悩まずに知識のある人に相談しましょう。

おひたし

報連相を、組織を動かすための「コミュニケーション」ととらえる。すると、報連相はする側だけでなく、報連相をされる側の対応も当然大切になることがわかると思います。コミュニケーションは双方向に通ってこそ意味があるからです。そのために、「おひたし」＝「上司や受け手の心得」が必要となります。

「怒らない」「否定しない」「助ける」「指示する」から1文字づつ取って「おひたし」です。

上司(受け手)は、部下からの報連相で状況を掴み判断を行います。部下がしっかりと報連相をすることができる環境を作るために、おひたしを心がけましょう。

部下がしっかりと報連相をしても、怒ったり、否定したり、助けも、指示もしなければ、部下は報連相の意味を見失い、意欲を失うでしょう。

怒らない

上司から見て部下に足りないところがあるのは当たり前です。これを理解していない上司は、ついつい足りないところばかり見てしまします。できたことよりも、できないことばかり見て、怒っていては部下は成長しません。

私も日常場面で、部下が適切ではない相手に相談している姿を見ることがあります。「その内容なら俺に聞いてくれればすぐだろ」と思います。ですがおそらく、私に聞きにくいから他の人のところへ行っていることが多くあると思います。報連相が上手くいかない原因は、上司にあることも多いと思います。

否定しない

「否定から入る」こういう方は案外多いのではないでしょうか？　「怒らない」でも申し上げましたが、部下は上司より足りないところがあって当たり前です。部下の報告相談に対して、「それは違うよ」と否定ばかりでは部下はなにもできません。

足りないことは当たり前、逆に足りている部分、「良いところ」に目をつけて任せる、足りない部分は上司がフォローする。これが必要ではないでしょうか？

助ける(困っていれば)

「否定しない」の続きになりますが、部下に任せてみましょう。そして、困っていれば助けてあげる。挑戦しなければ部下も成長できません。

指示する

部下が困っている様子である、困って相談をしてきた。そんなときは指示をしてあげる、上司の大切な仕事です。

部下よりも、上司のほうがたくさんのことが見えているはずですし、経験も豊富なはずです。的確な指示をしてあげましょう。

おひたしで引き出して伸ばす

報連相はする側だけでなく、報連相される側の対応が大切です。報連相をする側がしやすいように、情報を引き出してあげる。それによって適切な行動をさせることにより、部下を伸ばすことができるはずです。

報連相のコツ

報連相のおひたしのコツは、「相手の立場になって考える」ことにあります。

なぜ相手の立場にたつのか

コミュニケーションは双方向に通じてこそ意味があります。よって、部下(報連相する側)が「上司(される相手)の欲していることや状況を考える」こと、上司(報連相される側)は「部下(する相手)の欲していることや報連相しやすさを考える」ことが大切です。

どちらかが自分勝手な態度を取っていれば、コミュニケーションは成り立ちません。「上司に言っても意味がない」「部下は報告もできないし、言うことも聞かない」、そのような状態で良い報連相のおひたしが成立するわけがありません。

このように、お互いに「相手の立場になって考える」ことこそ意味のあるのです。

「自分の伝えたい事」「自分の欲しい情報」だけを考えていては足りません。「伝える相手の欲している」ことや、「相手の都合を考慮」「相手に伝えたいことはしっかりと伝わったのか」、という点を考慮し的確に行ってこそ意味があります。

順番に解説していきます。

報告のポイント

①タイミング

上司は報告を待っています。よって「上司があの件はどうなっている？」と聞かれてしまったら、あなたからの報告が遅いから自ら聞きに来ているということです。

仕事が出来る部下だなと思わせるには、聞かれる前にしっかりと報告をしましょう。

報告するタイミングは、重要度や緊急度を考慮します。重要でも緊急でも無いことを、上司が忙しそうにしている時に無理に報告する必要はありません。業務の合間を見て、簡潔に報告を行います。逆に重要度も緊急度も高い場合は、すぐに報告をしましょう。

②内容

上司にも業務があります。優秀な上司であれば、忙しく業務をおこなっているはずです。

1～10までダラダラ報告せずに、まず結論を先に報告する。それにプラスして、必要ならば、途中経過も正確に報告をしましょう。

連絡のポイント

①問題意識と関心を持つ

人は、自分の見ようと思っていることしか見えません。業務に対して問題意識や関心を持つと、「この情報は大事だ」だから皆に伝えようと思えるようになります。

②相手の仕事に有益である

連絡をする情報は、連絡をする相手にとって有益である必要があります。「あの人にこの情報を伝えたら良い仕事ができる」「とこの情報を必要としているはず」といった、仕事に貢献できる内容を意識しましょう。

③言った！！　よりも伝わったか？

相手に伝わなければ連絡する意味がありません。しっかりと相手に伝わっていないから「あの時言ったじゃん！！」なんて事が起こります。

正確に相手に伝わることを重視しましょう。

相談のポイント

①自ら相手に聞きに行く

相談は、あなたの問題解決するために行う行為です。ですので、相談するときは相手を呼ぶより、自ら相手のところへ出向きましょう。

もちろん協力してもらうのですから、アポイントをとって相手の都合に合わせることも大切です。

②上司への配慮

基本的に、相談の第一候補は上司になると思います。ですが、問題によっては上司より的確な人が他にいる場合もあります。その人物が他部署の人であったり、あなたの上司ではない人である場合は、相談することを一言上司に伝えると良いです。

上司によっては部下に依頼した仕事の問題を、直接の上司である自分を飛ばし、さらに上の役職者や、他部門の役職者や有識者などに相談に行くことをこころよく思わないこともあります。

面倒と思うかもしれませんが、これも相手の立場になるということの一つです。

③自分意見を持つ

自分では解決できないから相談をします。そのときに、何の考えも持たずに「どうしたらいいでしょう？」と聞くだけよりも、「こういった問題があり、自分としてはこう思うのですが、どうでしょうか？」と聞きましょう。

ただ答えを求めているよりも、「いやそこはこうするべきだよ」といった具体的な意見を貰うことができます。

コミュニケーションを忘れずに

繰り返しますが、 コミュニケーションは双方向に通じてこそ意味があります。

「報連相する側が、される相手の欲しがっていることを考える」こと、「報連相される側は、する相手の欲していることや報連相しやすさ考える」ことが大切です。

報告を受ける上司は、「おひたし」を心がけること。部下が「上司の立場を考える」のなら、上司は「部下の立場を考える」、お互いに「相手の立場になって考える」これが報連相のコツであり本質であると思います。

6.まとめ

この記事では、報連相のおひたしについて書きました。何度も申し上げていますが、 「報連相のおひたしは相手の立場になって考える」 ことが大切です。

伝える側は、「自分の伝えたいこと」「自分の欲しい情報」だけを考えていてはダメです。相手が欲している情報、相手の仕事に有益な情報、相手の都合を考慮して、相手にしっかりと伝えるを考える。相手があってこそコミュニケーションは成立します。

聞き手側は、伝える側が委縮してしますようなことをしてはいけません。しっかりと聞いて、必要であれば相手の力になるような手助けをしましょう。

あなたもこの記事の「報連相のおひたしのたった一つのコツ」を抑えて、業務をスムーズに進める一歩を踏み出してみませんか。